6 conseils pour ranger son bureau d'ordinateur !

Qui n’a pas déjà passé des heures à chercher des documents sur son ordinateur ? On a la solution !

Imaginez à l’échelle d’une vie le temps perdu à chercher ces fichiers ! Alors pour que vos projets avancent, mieux vaut avoir les idées claires et une organisation au top !

L’équipe de l’agence de conseils AIGOCAFÉ vous livre 6 conseils pour vous aider à trouver votre organisation adaptée à votre logique de fonctionnement. À VOUS DE JOUER !

#1 Faites le vide…

sur votre bureau ! Installez des raccourcis sur votre bureau pour les importants. Créez-y un dossier “Archives bureau” où vous classerez tous vos fichiers et gardez uniquement la corbeille. Placez les documents sur lesquels vous travaillez le jour même sur votre bureau d’ordinateur. Une fois que vous en aurez fini avec eux, archivez-les dans ledit dossier. Vous prendrez l’habitude de classer au fur et à mesure plutôt que de tapisser votre fond d’écran de mille et un fichiers que vous ne consultez jamais. Vous pourrez à nouveau contempler votre beau fond d’écran.

#2 Conservez un premier…

niveau de hiérarchisation simple ! Attention à ne pas multiplier les niveaux de hiérarchisation dans l’icône “Archives bureau”. Si votre ordinateur vous sert pour le pro et le perso, créez seulement 2 dossiers : un au nom de votre entreprise et un autre à votre nom. C’est à l’intérieur de ces deux dossiers prioritaires que vous viendrez ranger vos fichiers. Ainsi vous conservez un premier niveau de rangement très simple et vous ne vous découragerez pas lorsque vous allez devoir classer un nouveau fichier dans vos dossiers.

« Pour votre santé mentale et celle de votre disque dur, l’heure du ménage de printemps a sonné ! »

#3 Définissez des codes…

pour trier vos documents ! Parvenez enfin à retrouver vos documents facilement grâce à la barre de recherche de votre ordinateur. Pour cela, nommez-les avec des éléments permettant de les identifier facilement : la date, le nom du projet ou du client, le type de document… Il faut vous imposer une charte. Par exemple, pour une facture d’une société Romeo reçue le 3 mai 2021, votre nom de document pourrait être “2021 05 03 Romeo Facture”. À vous d’adopter une charte personnelle à laquelle vous pourrez vous tenir.

#4 Hiérarchiser vos fichiers…

grâce aux titres ! Dans votre dossier pro, adoptez des codes pour que les fichiers qui s’affichent en premier soient ceux que vous risquez d’ouvrir le plus souvent. Voici quelques pistes :
– Les fichiers dont le nom commence par “_” s’affichent en premier dans vos dossiers : ce sont ceux auxquels vous aurez le plus rapidement accès. Vous pouvez donc décider de nommer ainsi les documents auxquels vous avez souvent recours de cette manière : “_Nom du fichier”.
– Les fichiers dont le nom commence par “@” s’affichent en second. Ceux que vous utilisez moins peuvent ainsi porter le libellé suivant : “@Nom du fichier”.
– Même démarche pour les fichiers encore moins prioritaires : nommez-les en commençant par un numéro : “1. Nom du fichier”, par exemple.
Si vous voulez faire en sorte qu’un fichier soit plus rapidement reconnaissable, vous pouvez lui attribuer une icône de couleur, ou utiliser la fonction “épingler”.

#5 Choisissez un outil…

qui effectue le rangement automatique ! Automatisez le rangement de vos dossiers grâce à des outils. Si vous possédez un Mac, Hazel est très efficace pour ranger vos docs selon vos règles. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité “dossiers intelligents”. Cette fonctionnalité joue le rôle de filtre et vous permet de rechercher encore plus facilement des fichiers. Créez par exemple des dossiers intelligents “en cours”, “en attente”, “archives” et placez-y chaque nouveau fichier.
Pour ceux qui sont équipés d’un PC, il existe le logiciel payant Fences qui permet de créer des Post-it géants sur votre bureau reprenant les grandes catégories que vous voulez voir apparaître. Par défaut, l’outil permet déjà une première distinction très claire des applications, dossiers et documents. Mais vous pouvez, là encore, paramétrer et personnaliser votre organisation. Le logiciel effectuera le tri de manière automatique.

#6 Travaillez un maximum…

en ligne ! Préférez appliquer tous les précédents conseils en hébergeant directement vos documents professionnels sur le réseau de l’entreprise ou sur Drive. Vous pourrez consulter vos fichiers partout et tout le temps. Cela vous permettra même parfois de sauvegarder automatiquement votre travail sur un document et de le partager avec d’autres personnes.
Voilà quelques conseils qui, nous l’espérons, vous aideront à organiser votre ordinateur efficacement. Alors à vos dossiers ! Il faut bien commencer un jour !

Vous souhaitez vous faire accompagner dans l’évolution de vos modes de travail ?

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